La posture de facilitateur est à la croisée des chemins entre l'animation et la médiation. A la fois chef d'orchestre et guide, le facilitateur doit adopter une posture neutre et ouverte qui favorise les échanges dans le groupe. En complément d'outils adaptés, il pourra accompagner le groupe vers la production de livrables utiles.
Dans leur ouvrage "pour développer le collaboratif", Jean-Christophe Messina et Cyril de Sousa Cardoso présentent 12 règles que le facilitateur doit garder en tête pour animer un atelier d'intelligence collective.
1. Créer un déroulé d'animation pour répondre à des objectifs
La conception de l'atelier doit être définie par les objectifs à atteindre, par la problématique à traiter ou d'idées à générer.
La capacité du facilitateur à mobiliser un collectif autour d'un atelier d'intelligence collective se trouve dans sa capacité à expliquer aux participants du groupe "pourquoi" ils vont réfléchir et agir ensemble.
Il est important que les participants pensent qu'ils vont avoir un impact.
2. Etre le premier dans la salle d'animation
Il est important que le facilitateur soit le premier dans la salle d'animation, pour s'assurer des aspects logistiques (matériel, disposition de la salle), mais aussi pour accueillir chacun des participants et s'assurer qu'il ne se créer pas une dynamique de groupe, positive ou négative, en son absence, avant de lancer son propre atelier.
3. Poser le cadre collectif de l'atelier collectif
La sécurité psychologique des participants est un indispensable pour permettre à un groupe d'échanger, et d'agir ensemble. Instaurer ce climat de sécurité n'est pas toujours facile, encore moins quand les membres peuvent avoir entre eux un certains passif relationnel.
Poser un cadre en début d'atelier est un bon moyen de créer une "parenthèse" de sécurité psychologique.
Pour poser ce cadre, le facilitateur peut inviter les participants à indiquer quelles sont les règles dont ils auraient besoin pour bien fonctionner en mode intelligence collective.
Ces règles doivent venir des participants.
4. Considérer les participants comme les adultes qu'ils sont
Les participants doivent être placer dans leur responsabilité d'adulte et ne doivent être infantilisé sous aucun prétexte.
Le facilitateur doit accepter que s'il est là pour structurer la réflexion collective, c'est le groupe qui décide ou il va.
5. Prendre un temps d'inclusion
Un atelier d'intelligence collective doit être systématiquement introduit par un temps rapide d'inclusion, temps d'échauffement collectif qui favorise la pose d'un cadre efficace pour des échanges libérés.
6. Maitriser le temps
Pour être efficace, un atelier d'intelligence collective commence et termine à l'heure, et est surtout le plus court possible.
Pour cela, le déroulé d'animation des différentes séquences doit être rédigé préalablement.
Le facilitateur, en tant que gardien du temps doit savoir maintenir les séquences dans les temps prédéfinis, limiter et distribuer la parole lors des temps de restitution.
7. Ecrire des consignes claires et précises
Le facilitateur efficace prépare la formulation de ses consignes afin de les rendre les plus claires et précises possibles. Lors de son animation, il les annonce de manière orale et les rend aussi visibles de manière écrite afin de s'assurer de la bonne compréhension par chacun.
8. Sortir d'un temps d'échange avec un compte rendu
Les productions d'un atelier d'intelligence collective doivent pouvoir se rédiger de manière simple et efficace grâce aux photos des productions, et aux notes synthétiques que prend le facilitateur lors des phases de de restitution.
L'objectif est d'éviter de se laisser envahir par les détails en sachant gagner du temps à la d'un d'un atelier en sachant immédiatement synthétiser l'essentiel.
9. Répondre aux questions des participants sur l'animation tout au long de l'animation
Afin d'ouvrir les participants à toutes les consignes, jeux et exercices auxquels vous aller les soumettre, indiquez leur dès le début que vous répondrez à toutes leurs questions sur le "pourquoi".
Cette démarche permet d'instaurer une transparence indispensable à l'atelier. Elle permet en effet de rassurer les participants sur le fait que malgré l'aspect ludique de l'atelier, celui ci est toujours réalisé avec un objectif précis.
10. Poser des questions ouvertes
Ne tombez pas dans le piège de l'induction. Face aux interrogations qu'il pose aux participants, le facilitateur doit s'interdire d'orienter ou guider la réflexion des participants en donnant des suggestions ou des exemples. Ses questions doivent être ouvertes .
Il peut réactiver la réflexion des participants par des questions du type "quoi d'autre?"
Si vous êtes manager et que vous souhaitez participer à la réflexion collective, privilégiez de faire appel à un facilitateur externe.
11. Exploiter la puissance des silences
Les participants peuvent mettre un certain temps à répondre ou à réagir à la suite de l'énoncé d'une consigne. Dans le silence qui suit une question ou une instruction, des mécanismes se jouent, les cerveaux se mettent en action.
Le facilitateur ne doit pas interrompre ces silences, au contraire, il les laisse prendre place et jouer leur rôle au service de la mise en mouvement du travail à venir.
12. Utiliser la surprise et le plaisir comme clés de l'attention du collectif
Le facilitateur comprend que l'attention et l'intelligence collective du groupe sont favorisées par le jeu et la surprise.
De nombreux outils, jeux et exercices existent pour offrir un cadre de travail ludique et dynamique.
➡️ Découvrez également quelques conseils méthodologiques pour amener les participants à produire des idées concrètes et l'importance dans le choix du lieu et de l'espace pour accueillir votre atelier !
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