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  • Photo du rédacteurAnne Atlas

Bien animer un atelier d'intelligence collective : le choix du lieu



Quand on engage l'animation d'un temps d'intelligence collective, on pense souvent à sa structure, à la posture de l'animateur, ou aux outils à utiliser. Le choix du lieu, de son aménagement et de sa décoration joue également un rôle important dans l'émergence de l'intelligence collective.

L'attention portée aux espaces, à la salle de réunion ou de séminaire constitue un facteur essentiel dans la réussite des rencontres. C'est un véritable marqueur de travail en collaboration.

Nous allons voir comment le choix du site, de l'environnement, de la décoration, du style et de l'aménagement contribuent aux facteurs clés de succès.



1. Pourquoi faire attention à l'espace et au lieu ?


Choisir un lieu adapté pour accueillir un atelier ou un séminaire d'intelligence collective est un point important dans la préparation.


Cela permet notamment de créer des conditions physiques et psychologiques qui favorisent la capacité à travailler ensemble et à parler en sécurité. Il s'agit de proposer une atmosphère propice à aborder des sujets qui tiennent à coeur. Les participants doivent pouvoir se sentir à l'aise et trouver leur place pour s'exprimer.


Cette attention portée aux espaces et aux lieu est essentielle pour générer des interactions profondes qui vont contribuer à l'évolution des modèles mentaux des participants et créer les conditions d'un contenant propice à développer une vision globale et systémique des problèmes, à l'expérimentation d'un leadership partagé.



2. Quels sont les éléments à prendre en considération pour choisir un espace adapté à l'intelligence collective ?


Ils existent 4 facteurs qui favorisent l'intelligence collective en lien avec l'espace et le lieu d'accueil :


- les facteurs humains : le sourire des hôtes, l'attention portée aux besoins de chacun, la joie et la bonne humeur, le respect de tous, les pauses et respirations.


- les facteurs internes : le nombre de mètres carrés par participants, le calme, le mobilier et sa modularité, les murs et leur utilisation, la température de la salle, les différentes formes de travail (par 3, en carré, en cercle...)


- les facteurs externes : l'environnement proche du lieu, la lumière naturelle dans la salle, le site, le quartier et la nature à proximité.


- les petits plus : les fleurs, le choix des couleurs, les bonbons ou les fruits, le café ou thé, la musique dans la salle ou lors des pauses.


Il ne s'agit pas de réussir à trouver le lieu "idéal" qui cocherait toutes les cases, mais plutôt d'avoir une vigilance sur différents éléments importants lors du choix du lieu.



3. Comment choisir le bon lieu et le bon espace ?


Dans la phase de préparation de l'atelier ou du séminaire, l'animateur a du clarifier les objectifs de la réunion en se posant certaines questions :

- quelle nature de relations créer pendant la rencontre ?

- quelle (absence de) distance hiérarchique?

- quelle contribution de chacun à la résolution de problèmes?

- quels vont être les modes de production (en groupe ? en collectif?) et les modes de restitution ?

- quels outils d'animation vont être utilisés ?


Ces questions doivent permettre d'identifier comment le lieu pourra être adapté au format de l'atelier.


  • Penser l'espace en même temps que les objectifs :

Cela permet de réfléchir à la cohérence globale des objectifs, du déroulé et du cadre et de renforcer mutuellement les uns et les autres.


  • Préparer la salle :


Aller sur le site en amont pour prévoir les améliorations possibles (photos aux murs, nappes, corbeilles de fruits, eaux, poufs) et assurer vous du matériel disponible (sono si besoin, tables, etc)


L'animateur pourra arriver la veille ou en avance pour aménager les espaces choisis, si nécessaire. Pour les très grands séminaires, il peut être utile de constituer une équipe co-responsable des aménagements.


  • Penser à la fluidité des flux :


Pour ne pas perdre de temps sur l'aménagement de l'espace il est conseillé de privilégier un espace où les tables sont facilement modulables pour osciller entre les temps de travail en groupe et les temps de restitution, OU de privilégier un espace avec plusieurs salles : une dédiée au travail collectif et une ou plusieurs permettant facilement de travailler en petit groupe.


  • Faciliter les temps de restitution :

En matière de restitution, il est préférable d'utiliser une salle dans laquelle il est facile d'afficher aux murs, ou qui possède un tableau blanc / un paperboard.



4. Tester la configuration en cercle et sans table


La configuration en cercle permet à chaque participant de voir l'ensemble du groupe favorisant une grande flexibilité et profondeur des conversations et des modalités de travail souple.


Passer de cercles de 6 à 8 personnes à des binômes ou des trinômes peut se faire facilement.


Reconstituer un grand cercle final, comme celui d'une grande tribu dans lequel chacun écoute et prend la parole quand il se sent prêt, est très puissant, y compris dans son effet inclusif contenant.




Vous souhaitez en savoir plus sur la dynamique d'intelligence collective ?

Vous avez un projet ou un sujet sur lequel mobiliser vos collaborateurs ?



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