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  • Photo du rédacteurAnne Atlas

Faire des réunions efficaces : c'est possible !

Dernière mise à jour : 7 mars 2023



Saviez-vous que :

- 75% des professionnels disent perdre du temps chaque semaine en raison de réunions.

- Les cadres sont en réunion en moyenne 27 jours par an… soit plus que le nombre de leurs jours de congés

- Un cadre sur 3 avoue s’être déjà endormi en réunion

- 3 réunions sur 4 n’aboutissent à aucune prise de décision


Les réunions de travail sont un outil central pour favoriser le travail collaboratif !

Mais, mal préparées ou mal animées, elles se transforment souvent en calvaire.

Vous avez à coeur de mobiliser vos équipes sans déraper vers des réunions à rallonge ou improductives ? C'est possible !


1. Quelques conseils généraux pour éviter la "réunionite"


- Veillez au bon nombre de participants et à leur rôle


Le nombre idéal de participants pour une participation homogène est plafonné à 5 ou 6 participants. Il faut s'assurer que chaque participant est bien invité, non par bienséance, mais pour un rôle précis et des contributions à fournir.


- Vérifiez la fréquence des réunions


Est il utile de maintenir une réunion d'équipe à fréquence hebdomadaire ? Un passage à une réunion toutes les 2 semaines n'est-il pas suffisant?


- Diminuez la durée moyenne des réunions


Le temps maximum de concentration est de 52 minutes, alors veillez autant que possible de limiter le temps de réunion à 1h ou de penser à faire des pauses toutes les heures afin d'assurer l'efficacité des temps d'échanges.


Pensez également :

- à réaliser un ordre du jour, à envoyer au préalable aux participants

- à respecter l'ordre du jour lors de la réunion,

- à fixer un objectif à la réunion,

- à préparer votre réunion,

- à commencer et terminer à l'heure,

- à faire respecter les temps de parole de chacun et à recadrer les échanges,

- à vous assurer que les décisions sont bien prises : qui ? quoi ? quand ? comment ?

- à l'issue de la réunion réaliser une synthèse des décisions,



2. Des conseils ciblés à appliquer en fonction du type de réunion


  • La réunion d'information descendante


Elle a pour objectifs la transmission d'un message ou d'informations.

Elle n'implique pas forcément d'échanges avec les participants à l'issue. Les participants sont donc assez passifs.


Pour réussir sa réunion :

- cadrez le périmètre (1 ou 2 messages principaux = 1 réunion)

- concentrez vous sur le "message clé" à transmettre

- réalisez des réunions courtes et ciblées

- réunissez plutôt des groupes homogènes pour adaptez le discours.

- privilégiez plusieurs réunions avec des services différents plutôt qu'une grande réunion avec tout le monde.

- en fin de réunion, préparez un document avec lequel les participants pourront repartir.


  • La réunion d'échanges


Elle a pour objectif de recueillir l'avis ou les réactions d'un groupe sur un sujet. Elle prévoit l'implication des participants. Elle peut être mise en oeuvre avant, pendant ou après un projet.


Pour réussir sa réunion d'échanges:

- prévoyez un ordre du jour et un objectif précis.

- organisez des réunions courtes sans trop de participants pour permettre à chacun de prendre la parole.

- prévoyez un outil d'animation qui facilite le recueil des idées.

- réalisez et transmettez une synthèse à l'issue.


  • La réunion de production (groupe de travail)


Elle fait appel à l'intelligence collective et a pour objectif de produire un livrable précis: faire un diagnostic, trouver des solutions, prendre des décisions ou passer à l'action.


Pour réussir sa session de travail :

- assurez vous que les participants sont ok avec le principe de l'intérêt collectif.

- misez sur la complémentarité des participants

- mobilisez les personnes concernées par le résultat

- adapter l'outil d'animation en fonction de l'objectif.



3. L'outil idéal pour éviter que les discussions sortent du cadre fixé lors de la réunion : "le parking"


Le cerveau fonctionne sur le principe des associations d'idées. Il arrive donc souvent que des sujets fusent en réunion alors qu'ils n'ont rien à voir avec le sujet à l'ordre du jour.


En début de réunion, proposez aux participants d'inscrire sur "le parking" (matérialisé par une feuille, un post-it ou un tableau) le sujet qui lui vient en tête et réservez à la fin de la réunion 15 min pour aborder tous les points inscrits.


Efficacité garantie !



Vous souhaitez faire appel à un professionnel pour animer un groupe de travail ou vous aimeriez former vos équipes à l'animation de réunion? Contactez nous !





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