Non, l’onboarding ce n’est pas du feeling, ce n’est pas juste l’affaire d’une semaine et ce n’est pas réservé aux gros profils ! C’est une étape importante à réfléchir et à structurer.
Et quoi de mieux que de mobiliser vos collaborateurs pour en faire une mécanique huilée et adaptée aux réalités de votre organisation ?
Découvrez les 5 aspects à travailler avec vos équipes pour avoir un processus d’onboarding performant.
Parce que l’arrivée d’un nouveau collaborateur doit être l’affaire de tous… pas que celle du RH !
Construire un socle commun à tout nouvel arrivant.
A l’occasion d’un premier atelier collectif, avec des membres de vos équipes, faites la liste des éléments que toute personne arrivant dans votre entreprise doit savoir. Mobiliser vos collaborateurs sur ce sujet permet de réaliser une liste adaptée et pertinente.
Parmi les éléments de cette liste, il est possible de retrouver :
- les missions de l’entreprise,
- la culture et les valeurs,
- l’historique et chiffres clés,
- le business model,
- la vision à moyen / long terme,
- les enjeux de l’entreprise,
- l’organisation.
Dans un second temps, travaillez avec les équipes afin de définir : qui peut assurer le partage de ce socle commun ? quel contenu est à présenter ? quels supports sont à produire ? quel format de présentation est à retenir ?
Travaillez collectivement avec les équipes en interne sur ces questions et sur le contenu de chaque point. Définissez un plan d’action collectif pour co-construire le guide du nouveau collaborateur.
Définir des spécificités selon les postes et les profils.
Selon les postes, il est également possible d’imaginer des parcours métiers personnalisés.
Cette fois-ci, organisez des temps de travail avec les personnes pertinentes de votre organisation : commerciaux, développeurs, marketing, etc.
Cette partie spécifique du processus d’onboarding peut également prendre des formes différentes : vidéos, livre métier ou encore temps de formation.
Prévoir des temps de rencontres et d’échanges.
Vous l’avez compris, un bon onboarding est un onboarding collaboratif, dans sa conception et dans sa mise en oeuvre.
Un nouvel arrivant doit pouvoir rencontrer un maximum de personnes avec lesquelles il sera de près ou de loin amené à travailler. Chacune de ces rencontres permettra d’aborder un des aspects de l’onboarding défini plus haut.
Ces rencontres peuvent être également définies en fonction des profils et des métiers : alors là encore, travaillez ça avec les personnes pertinentes au sein de votre organisation.
Listez l’ensemble des personnes à mobiliser avec des plan B en cas de besoin.
Créer une feuille de route dans le temps
L’onboarding est aussi une question de temps, définissez avec vos équipes les différentes phases de l’intégration (premier jour, première semaine, premier mois…), ainsi que les différentes étapes des rencontres.
Cette chronologie peut faire l’objet d’une formalisation en tableau avec trois colonnes:
- QUELLE ETAPE – QUOI ?
- QUI ?
- QUAND ?
Ces éléments seront à présenter au nouvel arrivant afin de lui donner un cadre rassurant.
Améliorer le processus continuellement
Parce que l’organisation et les pratiques peuvent très vite changer, le processus d’onboarding doit être vivant et régulièrement mis à jour, alors n’hésitez pas à régulièrement mobiliser vos équipes pour vous aider à en adapter le contenu.